Karşılama ve Ofis Asistanı Arıyoruz
Görev Tanımı;
Karşılama ve Ofis Asistanı
Raporlama;
Genel Müdür
Amaç;
Karşılama ve Ofis Asistanının ana görevi ofis içindeki işleyişin sorunsuz bir şekilde sürmesi için gerekli organizasyonları ve düzenlemeleri yapmak, ofisi ziyaret eden müşterileri karşılayıp, ağırlayarak
Sera Film’in müşteri memnuniyetinin olumlu sonuçlanmasına destek olmaktır.
Ana görev ve sorumluluklar;
Ofis içi karşılama ve misafir ilişkileri;
· Santrale gelecek telefonları cevaplamak ve gerekli yönlendirmeleri yapmak
· Ofise gelen misafirlerin ağırlanması ve servisten sorumlu olmak
· Toplantıların takip edilmesi ve toplantı gidiş gelişlerinin İdari İşler Sorumlusu ile koordinasyonun sağlanması
· Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerin organizasyonu; seyahat acentesi, bilet alımı, otel rezervasyonu takibi
Ofis içindeki idari işlerin organizasyon ve takibini yapmak;
· Ofise gelen giden evrak takibi, kurye ve kargo organizasyonu ve dağıtımını yapmak
· Faks ve fotokopi işlemlerini gerçekleştirmek
· Gerekli ofis arşiv ve dosyalama işlemlerini yapmak
· Ofis ve mutfak ihtiyaçlarının takibini yapmak ve gerekli durumlarda ihtiyaçların karşılanması için İdari İşler Sorumlusu ile koordine olmak
· İlgili harcama ve ödemelerin listesini tutarak, tahsilat ve ödeme bilgilerini İdari İşler Sorumlusuna düzenli olarak iletmek
· Ofis düzenin korunması, temizlik firmasının takibi ve kontrolünü gerçekleştirmek
· Demirbaş listesinin takibi ve kontrolü
· Telefon hatlarının, operatör paketlerinin kullanımlarının takibi, gerekli durumlarda paket değişikliklerini yapmak
Çeşitli raporlamaları hazırlamak;
· Genel gider ve gelir faturalarının kayıtlarının sisteme girilmesi, muhasebeleştirilmesi ve takibinin yapılması
· Yayın takip raporu
· Reyting takip raporu
· Yayınlanan Sera Film programlarının takibi ve yayın listelerinin hazırlanması
· Ortak iş takvimini hazırlamak ve takip etmek, personel arasında gerekli koordinasyonu sağlamak
Proje dönemlerinde proje masraflarının proje sorumlusu ile takibi ve muhasebeleştirilmesi;
· İlgili dönemlerde Sera Filmi temsil edecek hediye, broşür, dosya, kartvizit vb organizasyonlarını yapmak; örnekler bulmak, bütçelerini hazırlamak ve üçüncü partiler ile sipariş ve tahsilat/ödeme süreçlerinin takibini yapmak
Gerekli bilgi ve beceriler;
· Tercihen Meslek Yüksek Okullarının Büro Yönetimi ve Sekreterlik / Yönetici Asistanlığı bölümlerinden mezun
· İyi derecede İngilizce bilgisine sahip
· MS Office programlarını ve ofis araçlarını kullanabilen
· En az 3 yıllık iş tecrübesi olan
· Raporlama becerisi yüksek
· Tercihen kadın eleman alınacaktır
Kişilik Özellikler;
· Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü ifade yeteneği güçlü
· İş disiplinine önem veren, sorumluluk sahibi, iş takibi güçlü
· Planlama, organizasyon ve koordinasyon yeteneği gelişmiş
· Problem çözme yetkinliğine sahip
· Güler yüzlü ve dinamik
· Dış görünümüne özen gösteren
· info@serafilm.com adresine CV göndererek başvurabilirsiniz.
Follow Us